Ambtelijk Secretaris Examencommissie

Wil jij met enthousiasme en gedrevenheid werken in het mbo-onderwijs?

Wij zijn voor de Examencommissie op zoek naar een Ambtelijk Secretaris Examencommissie (uitvoerend medewerker C) voor 0,5 fte. Het betreft hier een ziektevervanging met ingang van 1 februari 2026 voor de duur doch uiterlijk tot 1 januari 2027.

Standplaats: Heerlen/Maastricht/Sittard.

VISTA college
VISTA college is dé opleider van het Zuiden met verschillende locaties in Zuid-Limburg. Onze opleidingen en cursussen bieden jongeren en volwassenen toekomstperspectief. We bereiden ze voor op een wereld die voortdurend in beweging is. Dat doen we door ondernemend en innovatief te zijn en samen te werken met het bedrijfsleven. Samen ontwikkelen we Limburgse krachten voor morgen.

Jouw rol als Ambtelijk secretaris Examencommissie:

De Ambtelijk secretaris ondersteunt de werkzaamheden van de examencommissie op secretarieel en procedureel gebied.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Vergaderingen voorbereiden, samen met de voorzitter en secretaris, het maken van notulen en een besluitenlijst tijdens vergaderingen van de examencommissie;
• Het plannen van diverse vergaderingen in afstemming met de voorzitter;
• Het voorbereiden en gereed maken voor besluitvorming van verzoeken en klachten van studenten, zoals vrijstellingsverzoeken, verzoeken om speciale voorzieningen bij tentamens, aanvragen voor opname keuzevakken, klachten m.b.t. toetsen (loketfunctie);
• Het bijhouden van een logboek over de afhandeling van alle aanvragen van de examencommissie;
• Proactief ondersteunen bij werkzaamheden van de examencommissie, zoals:

o het coördineren van steekproeven en het uitzetten/verwerken van enquêtes;

o coördineren en ondersteunen van het proces in geval van bezwaar of klachten (bijv. notuleren bij verhoor);

o het ondersteunen bij de voorbereiding van interne of externe audits/inspectie (bijv. relevante documenten verzamelen);

o het ondersteunen van commissieleden bij taken zoals de administratie van de vastgestelde instrumenten;

• Het voeren en bewaken van de correspondentie;
• Beheer van de mailbox van de examencommissie;
• Opstellen van het jaarverslag van examencommissie, in samenwerking met de voorzitter en secretaris;
• Zorgdragen voor (digitale) archivering van stukken;
• Actualiseren, aanpassen van het huishoudelijk reglement.

Wat verwachten wij van jou?

• Werkervaring bij een mbo-onderwijsinstelling;
• Je bent zorgvuldig en nauwgezet;
• Je kunt gestructureerd plannen en organiseren;
• Je beschikt over een min. MBO-4 diploma– bij voorkeur in de richting secretaresse/ managementassistente;
• Goed kunnen luisteren en essentiële informatie snel en adequaat kunnen oppikken;
• In staat zijn alle relevante informatie met betrekking tot de betreffende opleidingen en de geldende regelingen bij het studeren, ook de Onderwijs- en Examenregeling en het huishoudelijk reglement van de examencommissies, snel eigen te maken;
• Je bent analytisch en proactief;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• In staat helder en zorgvuldig te formuleren en te communiceren;
• Zelfstandig en flexibel;
• Kan op gepaste wijze met gevoelige/vertrouwelijke informatie omgaan en heeft sensitiviteit voor het onderscheid zorgen-borgen;
• Goede en collegiale samenwerking met directe collega’s binnen de opleidingen, de locaties en school, in het bijzonder met de andere leden van de examencommissie.

Wat mag je van ons verwachten?
Bij VISTA college zien we wat jij voor leerlingen en collega’s mogelijk maakt. Wij zorgen voor een goede werksfeer en veel vrijheid. Zo bieden wij jou bijvoorbeeld de ruimte én het vertrouwen om je functie in te vullen op jouw manier. Je salaris bedraagt max. € 3.578,00 bruto per maand bij een fulltime dienstverband, afhankelijk van opleiding en ervaring, volgens de cao mbo, schaal 06. Ook bieden we ruime faciliteiten om je te ontwikkelen, een eindejaarsuitkering, 30 vakantiedagen en goede secundaire arbeidsvoorwaarden.

Enthousiast?
Leuk dat je ons team wilt komen versterken! Je stuurt ons je sollicitatie door vóór 30 januari 2026 het formulier in te vullen dat je via onderstaande knop bereikt.

Wil je eerst meer informatie? Neem dan contact op met Ingrid Gerits, Teamleider Examenbureau via 06 41285811 of via i.gerits@vistacollege.nl

Je hoort snel van ons!