Ambtelijk Secretaris Examencommissie (m/v)

Functie omvang: 1,0 fte
Opleiding: Examencommissie
Standplaats: Heerlen

Wil jij met enthousiasme en gedrevenheid werken in het MBO onderwijs?

VISTA college is één regionaal opleidingscentrum met diverse locaties in Maastricht/Heuvelland, Parkstad en Westelijke Mijnstreek. We zijn de grootste aanbieder van beroepsonderwijs waarbij het vernieuwen en de kwaliteit van het onderwijs en het samenwerken met het bedrijfsleven voorop staan. Limburgse krachten voor morgen ontwikkelen, dat is onze missie. Vernieuwen maar toch jezelf blijven in het onderwijs. Ga jij deze uitdaging aan?

Wij zijn op zoek naar een Ambtelijk secretaris Examencommissie voor 1,0 fte, te weten 0,5 fte voor de examencommissie Beleving, Vitaliteit en Creativiteit en 0,5 fte voor de examencommissie Mens en Maatschappij. Standplaats: Heerlen. Het betreft hier een (tijdelijke) functie met ingang van 01.09.2021 voor de duur van het schooljaar 2021/2022 met mogelijkheden tot verlenging.

Jouw rol als Ambtelijk secretaris Examencommissie:

De Ambtelijk secretaris ondersteunt de werkzaamheden van de examencommissie op secretarieel en procedureel gebied.

Taken en verantwoordelijkheden:

  • Vergaderingen voorbereiden, samen met de voorzitter en secretaris, het maken van notulen en een besluitenlijst tijdens vergaderingen van de examencommissie;
  • Het plannen van diverse vergaderingen in afstemming met de voorzitter;
  • Het voorbereiden en gereed maken voor besluitvorming van verzoeken en klachten van studenten, zoals vrijstellingsverzoeken, verzoeken om speciale voorzieningen bij tentamens, aanvragen voor opname keuzevakken, klachten m.b.t. toetsen (loketfunctie);
  • Het bijhouden van een logboek omtrent de afhandeling van alle aanvragen van de examencommissie;
  • Proactief ondersteunen bij werkzaamheden van de examencommissie, zoals:
  • - Het coördineren van steekproeven en het uitzetten/verwerken van enquêtes;
  • - Coördineren en ondersteunen van het proces in geval van bezwaar of klachten (bijv. notuleren bij verhoor);
  • - Het ondersteunen bij de voorbereiding van interne of externe audits/inspectie (bijv. relevante documenten verzamelen);
  • - Het ondersteunen van commissieleden bij taken zoals de administratie van de vastgestelde instrumenten;
  • Beheer van de mailbox van de examencommissie;
  • Opstellen van het jaarverslag van examencommissie, in samenwerking met de voorzitter en secretaris;
  • Zorgdragen voor (digitale) archivering van stukken;
  • Actualiseren, aanpassen van het huishoudelijk reglement.

Wat verwachten wij van jou?

  • Werkervaring bij een MBO onderwijsinstelling;
  • Je bent zorgvuldig en nauwgezet;
  • Je kunt gestructureerd plannen en organiseren;
  • Je beschikt over een min. MBO-4 diploma– bij voorkeur in de richting secretaresse / managementassistente;
  • Goed kunnen luisteren en essentiële informatie snel en adequaat kunnen oppikken;
  • In staat zijn alle relevante informatie met betrekking tot de betreffende opleidingen en de geldende regelingen bij het studeren, ook de Onderwijs- en Examenregeling en het huishoudelijk reglement van de examencommissies, snel eigen te maken;
  • Je bent analytisch en proactief;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
  • In staat helder en zorgvuldig te formuleren en te communiceren;
  • Zelfstandig en flexibel;
  • Kan op gepaste wijze met gevoelige/vertrouwelijke informatie omgaan en heeft sensitiviteit voor het onderscheid zorgen-borgen.
  • Goede en collegiale samenwerking met directe collega’s binnen de opleidingen, de locaties en school, in het bijzonder met de andere leden van de examencommissie.

Wat bieden wij?

Salariëring volgens cao MBO, in schaal 6 (max. € 2.805,00 bruto per maand) bij een fulltime aanstelling, afhankelijk van ervaring en opleiding. Ook bieden wij ruime faciliteiten om je te professionaliseren, een eindejaarsuitkering, 30 vakantiedagen en goede secundaire arbeidsvoorwaarden.

Meer informatie:

Lees meer over wie we zijn en waar we voor staan op deze website. Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met: de heer Lei Ortmans, Teamleider examenbureau per telefoon 06 22 31 80 02 of per mail l.ortmans@Vistacollege.nl

Hebben we je interesse gewekt en wil je solliciteren?

Als jij de perfecte kandidaat bent en voldoet aan bovenstaande criteria, reageer dan vóór 21 juni 2021. Gesprekken vinden plaats in week 25.

Je kunt uitsluitend solliciteren door te klikken op onderstaande button.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.